Tilldela ansvar, följ upp status och säkerställ att beslut faktiskt genomförs.
'Ny uppgift'-dialogen med titel, beskrivning, förfallodatum, kopplat möte, prioritet och ansvarig
Allt som behövs i en och samma dialog.
När styrelsen fattar ett beslut räcker det inte med en kommentar i protokollet. I Strictboard skapar du en uppgift direkt — kopplad till mötet beslutet togs på, med ansvarig, deadline och prioritet på plats från start.
Skillnaden mellan en lista som drivs framåt och en som bara växer.
De flesta styrelser har provat att föra åtgärdslista i protokollet eller i ett kalkylark. Båda faller på samma sak: listan lever inte mellan mötena.
En åtgärd behöver en ansvarig person, inte en ansvarig funktion. ”Ledningen” eller ”styrelsen” som ansvarig betyder i praktiken ingen.
Den behöver ett datum som betyder något. Ett förfallodatum satt till nästa styrelsemöte gör att allt förfaller samtidigt, kvällen innan.
Den behöver bära med sig sitt sammanhang: vilket beslut den kommer ur och vilket underlag som låg till grund. Utan det blir uppföljningen en fråga om vem som minns rätt.
Och den behöver synas utan att någon letar. En lista man aktivt måste öppna blir en lista man öppnar dagen före mötet.
Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Den skyldigheten är svår att styrka utan dokumentation.
Ett beslut utan åtgärd är svårt att skilja från ett beslut som aldrig verkställdes. Kopplingen mellan beslut, ansvarig och deadline är det som gör skillnaden synlig.
Öppna punkter som följer med till nästa dagordning gör uppföljningen till en rutin i stället för något ordföranden ska minnas.
Historiken finns kvar när uppgiften stängs. Vid revision eller granskning går det att visa när något gjordes och av vem.
Uppgifter kan tilldelas vd eller enskilda ledamöter utan att öppna hela arkivet — samma rollstyrning som resten av arbetsrummet.
De flesta styrelser tappar inte besluten. De tappar uppföljningen.
En uppgift som skapas ur beslutet bär med sig sitt sammanhang: vilket möte, vilken punkt och vilket underlag den kommer ur. Vid nästa möte blir uppföljningen en lista i stället för en minnesövning.
Varje uppgift har ansvarig, deadline och prioritet, och syns på styrelsens startsida tills den är stängd.
Öppna uppgifter blir automatiskt en uppföljningspunkt på nästa dagordning i stället för ett ärende någon måste komma ihåg att lyfta.
Historiken finns kvar när uppgiften stängs, så det går att visa när något gjordes och av vem.
Det här följer med besluts- och uppgiftshanteringen.
Kopplingen till beslutet. En uppgift som skapats ur en protokollpunkt bär med sig vilket möte och vilket underlag den kommer ur, så uppföljningen inte blir en fråga om vem som minns rätt.
Ja, och även enskilda ledamöter eller adjungerade, utan att öppna hela styrelsearkivet. Samma rollstyrning gäller som för dokumenten.
Ja. Det som inte är stängt följer med som uppföljningspunkt i stället för att vara något ordföranden ska komma ihåg att lyfta.
Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation, och den skyldigheten är svår att styrka utan dokumentation. Ett beslut utan spårbar åtgärd är svårt att skilja från ett beslut som aldrig verkställdes.
Ja. Vid revision eller granskning går det att visa när något gjordes och av vem, vilket är hela poängen med att ha listan i systemet i stället för i ett kalkylark.
