Mall för aktiebok
Alla aktiebolag ska ha en aktiebok, och styrelsen ansvarar för att den förs, bevaras och hålls tillgänglig. Här är en mall med de tre delar aktieboken behöver — och en ärlig genomgång av varför den vanligaste lösningen, ett kalkylark, orsakar problem i just den situation där aktieboken behövs mest.
Uppdaterad
Vad aktieboken ska innehålla
Aktieboken har två ändamål enligt aktiebolagslagen: att ligga till grund för aktieägarnas rättigheter mot bolaget, och att ge bolaget, ägarna och andra underlag för att bedöma ägarförhållandena. Den ska därför kunna besvara två frågor — vilka aktier finns, och vem äger dem.
- Aktierna i nummerföljd, med aktieslag och de förbehåll som gäller enligt bolagsordningen — hembud, förköp, samtycke eller omvandling.
- Ägarna med namn, person- eller organisationsnummer och postadress, samt antal aktier per aktieslag.
- Historiken — varje förändring antecknad med datum, så att äldre ägarförhållanden går att rekonstruera.
Mall för aktiebok
Aktiebok
[Bolagets namn] AB, org.nr [xxxxxx-xxxx]
Upprättad den: ________________________
Senast uppdaterad den: ________________________
Ansvarig: ________________________(styrelsen ansvarar för att aktieboken förs)
Del 1 — Aktierna
Aktierna tas upp i nummerföljd med uppgift om aktieslag och eventuella förbehåll enligt bolagsordningen.
Totalt antal aktier: ________________________
Aktiekapital: ________________________
Aktieslag och röstvärde: ________________________(t.ex. A 1–1 000, tio röster)
Förbehåll: ________________________(hembud, förköp, samtycke, omvandling — enligt bolagsordningen)
- Aktienummer (från–till)
- Aktieslag
- Ägare
- Datum för förvärv
- Eventuellt aktiebrev, nummer och datum
Del 2 — Aktieägarna
Varje aktieägare tas upp i alfabetisk ordning med uppgift om namn, personnummer eller organisationsnummer, postadress samt antal aktier per aktieslag.
- Namn
- Person- eller organisationsnummer
- Postadress
- Antal aktier per aktieslag
- Aktienummer
- Andel av kapital och röster
Uppgiften om postadress är inte frivillig — den behövs för att kallelse till bolagsstämma ska kunna skickas till rätt ägare.
Del 3 — Ändringshistorik
Varje förändring antecknas med datum. Tidigare uppgifter ska bevaras, inte skrivas över.
- Datum för anteckningen
- Typ av händelse (överlåtelse, arv, gåva, nyemission, inlösen)
- Överlåtare och förvärvare
- Antal aktier och aktienummer
- Underlag (avtal, emissionsbeslut, bouppteckning)
Aktieboken ska bevaras så länge bolaget finns och i minst tio år efter att bolaget upplösts. Den ska hållas tillgänglig hos bolaget för alla som vill ta del av den.
Problemet med aktiebok i Excel
Ett kalkylark uppfyller formellt kraven — aktieboken får föras med automatiserad behandling, och något krav på ett särskilt system finns inte. Problemen är praktiska, och de dyker upp samtidigt: vid en due diligence, en emission eller en tvist.
| Problem | Vad som händer i praktiken |
|---|---|
| Historiken skrivs över | En ägare ändras direkt i cellen. Den tidigare uppgiften försvinner, och kravet på att kunna visa äldre ägarförhållanden går inte att uppfylla. |
| Flera versioner i omlopp | Filen mejlas mellan styrelse, revisor och rådgivare. Ingen vet vilken version som gäller. |
| Ingen koppling till underlaget | Överlåtelseavtalet ligger någon annanstans. Vid granskning går det inte att belägga varför en ändring gjorts. |
| Summeringen stämmer inte | Antalet aktier i ägarförteckningen matchar inte aktiekapitalet efter en emission — ofta upptäckt först vid registreringen. |
| Betryggande förvaring | En fil på en laptop uppfyller knappast kravet på att aktieboken ska bevaras säkert i tio år efter bolagets upplösning. |
Vanliga frågor
Ska aktieboken skickas in till Bolagsverket?
Nej. Aktieboken förs och förvaras av bolaget själv. Bolagsverket registrerar bolaget, styrelsen och aktiekapitalet — men inte vem som äger aktierna i ett privat aktiebolag.
Vem ansvarar för aktieboken?
Styrelsen. I bolag som inte är avstämningsbolag ansvarar styrelsen för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig enligt lagen.
När ska aktieboken uppdateras?
Så snart bolaget fått besked om en överlåtelse och förvärvaren styrkt sitt förvärv. Vänta inte till årsskiftet — rösträtten på stämman bygger på att ägaren är införd i aktieboken.
Får aktieboken föras i en bunden bok?
I bolag som inte är avstämningsbolag får aktieboken föras i bunden bok, i ett betryggande lösblads- eller kortsystem, eller med automatiserad behandling. Det är alltså tillåtet — men svårare att hålla tillgängligt och säkert.
Digital aktiebok med spårbar historik
Vi bygger en aktiebok där varje ändring får datum och underlag, och där historiken inte kan skrivas över. Den lanseras stegvis — hör av dig så visar vi var vi står.
Läs om aktieboken i Strictboard