Aktiebok: kraven, förvaringen och vem som har rätt att se den
Aktieboken är det dokument som avgör vem som får rösta på stämman och ta emot utdelning. Ändå är det ofta det sämst skötta dokumentet i bolaget. Här är vad lagen kräver — inklusive de två saker som brukar överraska: att aktieboken är offentlig, och att den inte finns hos Bolagsverket.
Uppdaterad
Alla aktiebolag ska ha en aktiebok
Skyldigheten gäller från det att bolaget bildas. Aktieboken har två ändamål enligt lagen: att ligga till grund för utövandet av aktieägares rättigheter mot bolaget, och att ge bolaget, aktieägare och andra underlag för att bedöma ägarförhållandena i bolaget.
Det första ändamålet är det som gör aktieboken praktiskt viktig. Rätten att rösta på bolagsstämman, rätten att bli kallad till stämman och rätten till utdelning bygger på att ägaren är införd i aktieboken. En aktieägare som köpt aktier men aldrig förts in kan inte utöva sina rättigheter mot bolaget.
Vem ansvarar?
Styrelsen. I bolag som inte är avstämningsbolag ansvarar styrelsen för att aktieboken förs, bevaras och hålls tillgänglig enligt lagen. Ansvaret går inte att delegera bort — uppgiften kan utföras av någon annan, men ansvaret ligger kvar hos styrelsen.
Vad aktieboken ska innehålla
| Del | Uppgifter |
|---|---|
| Aktierna | Aktierna i nummerföljd, aktieslag och de förbehåll som gäller enligt bolagsordningen — hembud, förköp, samtycke, omvandling |
| Ägarna | Namn, person- eller organisationsnummer, postadress samt antal aktier per aktieslag |
| Historiken | Varje förändring med datum, så att tidigare ägarförhållanden går att rekonstruera |
Aktieboken är offentlig
I aktiebolag som inte är avstämningsbolag ska aktieboken hållas tillgänglig hos bolaget för alla som vill ta del av den — inte bara för aktieägare, revisorer eller myndigheter. Vem som helst kan alltså komma till bolaget och begära att få se den.
Förs aktieboken med automatiserad behandling ska bolaget ge den som begär det tillfälle att ta del av en aktuell utskrift eller annan aktuell framställning av aktieboken.
Aktieboken finns inte hos Bolagsverket
Det här är den vanligaste missuppfattningen om svenska aktiebolag. Bolagsverket registrerar bolaget, aktiekapitalet, bolagsordningen, styrelsen och firmateckningen. Men i privata aktiebolag registreras inte vem som äger aktierna.
- Det finns inget centralt ägarregister för privata aktiebolag i Sverige.
- Aktieboken skickas inte in någonstans — den förs och förvaras av bolaget självt.
- Registret över verkliga huvudmän hos Bolagsverket är något annat: det avser fysiska personer med ett bestämmande inflytande och ersätter inte aktieboken.
- Vid en nyemission registreras antalet aktier och aktiekapitalet, men inte vilka de nya ägarna är.
Konsekvensen är enkel och obehaglig: tappar bolaget bort sin aktiebok finns ingen myndighet att hämta en kopia hos. Det är särskilt kännbart i onoterade bolag med extern ägarkrets, där ägarbilden ändras oftare.
Förvaring och bevarandetid
Aktieboken ska bevaras så länge bolaget består och under minst tio år efter bolagets upplösning. Bevarandekravet överlever alltså bolaget självt.
Aktieboken får föras med automatiserad behandling. I bolag som inte är avstämningsbolag får den även föras i bunden bok eller i ett betryggande lösblads- eller kortsystem. Lagen kräver alltså inget särskilt system — men den kräver att uppgifterna finns kvar, går att ta fram och inte tappas bort.
| Sätt | Uppfyller kraven? | Svag punkt |
|---|---|---|
| Bunden bok i bolagets lokal | Ja | Brand, flytt, och att den som vet var den ligger slutar |
| Kalkylark på en dator | Formellt ja | Historiken skrivs över, versionerna blir flera, ingen säkerhetskopia |
| PDF hos redovisningsbyrån | Formellt ja | Uppdateras bara när byrån får besked, och bolaget har inte originalet |
| System med spårbar ändringshistorik | Ja | Kräver att någon faktiskt för in ändringarna i tid |
När ska aktieboken uppdateras?
Så för ni in en överlåtelse
- 1
Ta emot anmälan om förvärvet
Förvärvaren anmäler sitt förvärv till bolaget och styrker det, normalt med överlåtelseavtal, gåvobrev eller bouppteckning.
- 2
Kontrollera förbehåll i bolagsordningen
Finns hembud, förköp eller samtycke måste den processen vara avslutad innan förvärvaren förs in. Se aktieägaravtal för hur detta samspelar.
- 3
För in den nya ägaren med datum
Anteckningen ska göras genast efter att förvärvet styrkts. Datumet avgör från när rättigheterna gäller.
- 4
Behåll den gamla uppgiften
Skriv inte över den tidigare ägaren. Historiken är en del av aktieboken.
- 5
Arkivera underlaget
Spara avtalet eller handlingen som styrkte förvärvet tillsammans med anteckningen, så att ändringen går att belägga.
Vanliga frågor
Vad händer om bolaget saknar aktiebok?
Det är ett brott mot aktiebolagslagen och ett ansvar som ligger på styrelsen. Praktiskt blir det ett problem vid stämmor, emissioner och försäljning av bolaget — en köpares granskning börjar regelmässigt i aktieboken. Saknas den måste ägandet rekonstrueras ur avtal och stämmoprotokoll, vilket är både dyrt och osäkert.
Måste aktiebrev utfärdas?
Nej. Aktiebrev utfärdas bara om en aktieägare begär det, och de flesta privata aktiebolag har inga alls. Aktieboken är det som styr — inte aktiebrevet.
Kan vi ta betalt för att visa aktieboken?
Bolaget ska hålla aktieboken tillgänglig hos bolaget. Begär någon en utskrift eller kopia kan bolaget i vissa fall ta ut en skälig avgift, men rätten att ta del av den på plats är avgiftsfri.
Vad är skillnaden mot registret över verkliga huvudmän?
Aktieboken visar de formella ägarna av aktierna och förs av bolaget. Registret över verkliga huvudmän visar fysiska personer med ett bestämmande inflytande, anmäls till Bolagsverket och har ett helt annat syfte — penningtvättsregelverket. Det ena ersätter inte det andra.
Hur hanteras aktieboken vid nyemission?
De nya aktierna förs in när emissionen registrerats hos Bolagsverket. Både aktieförteckningen och ägarförteckningen ska uppdateras, och totalantalet ska stämma mot det registrerade aktiekapitalet. Se nyemission steg för steg.
Aktiebok som inte kan skrivas över
Vi bygger en digital aktiebok där varje ändring får datum, underlag och en historik som inte går att radera. Den lanseras stegvis — hör av dig så visar vi var vi står.
Läs om aktieboken i Strictboard