Mall för bolagsstämmoprotokoll
Stämmoprotokollet är beviset på ägarnas beslut — och det dokument Bolagsverket vill se när ni anmäler ny styrelse, utdelning eller ändrad bolagsordning. Här är mallen och de punkter som skiljer ett stämmoprotokoll från ett vanligt styrelseprotokoll.
Uppdaterad
Tre saker som skiljer stämmoprotokollet från styrelseprotokollet
- Röstlängden. Vid stämman ska en röstlängd upprättas som visar vilka aktieägare som är närvarande och hur många aktier och röster var och en företräder. Den saknar motsvarighet i styrelseprotokollet, där varje ledamot har en röst.
- Ordförande väljs på plats. Styrelsens ordförande är inte automatiskt ordförande vid stämman — stämman väljer sin egen ordförande som en av de första punkterna.
- Protokollet används externt. Bolagsverket begär in stämmoprotokoll vid registrering av bland annat ny styrelse, ändrad bolagsordning och emissioner. Styrelseprotokoll lämnas normalt inte in någonstans.
Punkter som måste finnas på årsstämman
Årsstämman ska hållas inom sex månader från räkenskapsårets utgång. Vid stämman ska styrelsen lägga fram årsredovisningen och revisionsberättelsen, och stämman ska besluta om tre saker som inte kan skjutas upp:
| Beslut | Vad det innebär |
|---|---|
| Fastställande av resultat- och balansräkning | Stämman godkänner räkenskaperna. Utan fastställelse kan ingen utdelning beslutas. |
| Disposition av vinst eller förlust | Beslut om utdelning eller balansering i ny räkning, enligt den fastställda balansräkningen. |
| Ansvarsfrihet | Prövas för varje styrelseledamot och för vd. Beslutet begränsar bolagets möjlighet att senare föra skadeståndstalan för det året. |
Mall för bolagsstämmoprotokoll
Mallen nedan följer en ordinarie årsstämma. För en extra bolagsstämma stryker du punkterna om årsredovisning, vinstdisposition och ansvarsfrihet och tar i stället upp de ärenden som angavs i kallelsen.
Protokoll fört vid årsstämma
i [Bolagets namn] AB, org.nr [xxxxxx-xxxx]
Datum: ________________________
Tid: ________________________
Plats: ________________________
§ 1 Stämmans öppnande
Stämman öppnades av [namn].
§ 2 Val av ordförande vid stämman
Till ordförande vid stämman valdes [namn]. Till protokollförare utsågs [namn].
§ 3 Upprättande och godkännande av röstlängd
Upprättades förteckning över närvarande aktieägare enligt bilaga 1. Förteckningen godkändes som röstlängd vid stämman.
Röstlängden ska ange närvarande aktieägare, ombud och biträden samt hur många aktier och röster varje aktieägare företräder. Bifoga eventuella fullmakter.
§ 4 Val av justeringsperson
Att jämte ordföranden justera protokollet valdes [namn].
§ 5 Prövning av om stämman blivit behörigen sammankallad
Konstaterades att kallelse skett enligt bolagsordningen och inom den tid aktiebolagslagen föreskriver. Stämman förklarades behörigen sammankallad.
§ 6 Godkännande av dagordning
Den i kallelsen intagna dagordningen godkändes.
§ 7 Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse
Framlades årsredovisning och revisionsberättelse för räkenskapsåret [åååå].
§ 8 Fastställande av resultat- och balansräkning
Stämman beslutade att fastställa resultaträkningen och balansräkningen.
§ 9 Dispositioner beträffande vinst eller förlust
Stämman beslutade i enlighet med styrelsens förslag att till förfogande stående vinstmedel om [belopp] kronor disponeras enligt följande: utdelning [belopp] kronor, i ny räkning överförs [belopp] kronor.
Avstämningsdag för utdelning: ________________________
§ 10 Ansvarsfrihet
Stämman beslutade att bevilja styrelseledamöterna och verkställande direktören ansvarsfrihet för räkenskapsåret [åååå].
§ 11 Arvoden
Stämman beslutade att arvode till styrelsen ska utgå med [belopp] kronor och till revisorn enligt godkänd räkning.
§ 12 Val av styrelse och revisor
Stämman beslutade att styrelsen ska bestå av [antal] ledamöter och [antal] suppleanter. Till styrelseledamöter valdes [namn]. Till revisor valdes [namn/revisionsbolag].
§ 13 Stämmans avslutande
Ordföranden förklarade stämman avslutad.
Ordförande vid stämman
Protokollförare
Justeringsperson
Bilaga 1: Röstlängd. Bilaga 2: Kallelse. Bilaga 3: Eventuella fullmakter.
Vanliga frågor
Vem ska justera stämmoprotokollet?
Protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden vid stämman samt av en eller två justeringspersoner som stämman utser. I ett bolag där samtliga aktieägare är närvarande och eniga brukar en justeringsperson räcka.
Måste protokollet skickas till Bolagsverket?
Bara när ni anmäler något som ska registreras — ny styrelse, ändrad bolagsordning, emission eller likvidation. Vid en årsstämma som bara fastställer räkenskaperna och beslutar om utdelning behöver protokollet normalt inte skickas in.
Hur hanteras fullmakter?
Ombud ska kunna visa upp en skriftlig, daterad och undertecknad fullmakt. Fullmakterna bifogas protokollet och ombudets röster tas upp i röstlängden.
Kan alla ägare vara eniga och hoppa över formalian?
Om samtliga aktieägare är närvarande och eniga kan mycket förenklas — då kan till exempel en för sent utfärdad kallelse godkännas. Men protokollet ska fortfarande föras, och röstlängden ska fortfarande upprättas.
Hur länge ska stämmoprotokoll sparas?
Så länge bolaget finns. Protokollen efterfrågas regelmässigt vid due diligence, och en lucka i serien blir en fråga att förklara vid en försäljning.
Stämman i samma system som styrelsearbetet
Kallelse till alla ägare i aktieboken, röstlängd som räknas automatiskt och protokoll som signeras digitalt — utan att någon behöver klippa ihop en fullmaktspärm.
Boka en genomgång