Mall för styrelseprotokoll
Ett styrelseprotokoll är bolagets bevis på vad styrelsen faktiskt har beslutat. Här får du en färdig mall som följer aktiebolagslagens krav, en genomgång av vad protokollet måste innehålla, och de misstag som oftast gör ett protokoll svårt att luta sig mot i efterhand.
Uppdaterad
Måste styrelsen föra protokoll?
Ja. Vid styrelsens sammanträden ska det föras protokoll — det följer direkt av 8 kap. 24 § aktiebolagslagen. Kravet gäller alla aktiebolag, oavsett storlek, och även när styrelsen består av en enda ledamot. Det gäller också när mötet hålls per telefon eller video.
Protokollet fyller tre funktioner samtidigt. Det bevisar att ett beslut fattats och vad det innebar. Det visar att formalian följts, vilket har betydelse om ett beslut ifrågasätts. Och det är underlaget revisorn, banken och en eventuell köpare kommer att be om.
Vad ett styrelseprotokoll måste innehålla
Aktiebolagslagen ställer förvånansvärt få formkrav på innehållet. Det som uttryckligen krävs är att protokollet undertecknas av protokollföraren och justeras av ordföranden, om ordföranden inte själv har fört protokollet. Har styrelsen fler än en ledamot ska protokollet dessutom justeras av ytterligare en ledamot som styrelsen utser (8 kap. 24 §).
Utöver det bygger innehållet på praxis. Följande punkter bör alltid finnas med — de är det som gör protokollet användbart när någon läser det två år senare.
| Uppgift | Varför den behövs |
|---|---|
| Bolagets namn och organisationsnummer | Knyter protokollet till rätt juridisk person. |
| Löpnummer | Protokollen ska föras i nummerföljd (8 kap. 26 §). Utan nummer går det inte att se om något saknas. |
| Datum, tid och plats | Visar att mötet hållits och när beslutet börjar gälla. Ange formen om mötet var digitalt. |
| Närvarande och frånvarande | Underlaget för att bedöma beslutförhet enligt 8 kap. 21 §. |
| Beslutens exakta lydelse | Det är beslutet som ska gå att verkställa — inte referatet av diskussionen. |
| Eventuell reservation | Ledamöter och vd har rätt att få en avvikande mening antecknad. |
| Underskrifter och justering | Utan justering är protokollet i praktiken ett utkast. |
Mall för styrelseprotokoll
Mallen nedan är uppbyggd som ett vanligt styrelsemöte i ett svenskt aktiebolag, med numrerade paragrafer och plats för både beslut och underlag. Du kan kopiera texten direkt eller ladda ner den som Word-dokument.
Protokoll fört vid styrelsemöte
i [Bolagets namn] AB, org.nr [xxxxxx-xxxx]
Protokoll nr: ________________________(löpande, t.ex. 3/2026)
Datum: ________________________
Tid: ________________________
Plats: ________________________(eller: digitalt möte via …)
Närvarande
Styrelseledamöter: ________________________(namn, ange ordförande)
Suppleanter som tjänstgör: ________________________
Övriga närvarande: ________________________(vd, sekreterare, adjungerade)
Frånvarande: ________________________
Styrelsen är beslutför när mer än hälften av hela antalet ledamöter är närvarande, om inte bolagsordningen kräver fler. Jäviga ledamöter räknas inte som närvarande.
§ 1 Mötets öppnande
Ordföranden förklarade mötet öppnat.
§ 2 Val av protokollförare och justerare
Till protokollförare valdes [namn]. Att jämte ordföranden justera protokollet valdes [namn].
§ 3 Godkännande av dagordning
Den utsända dagordningen godkändes.
§ 4 Beslutförhet och kallelse
Konstaterades att kallelse skett i behörig ordning, att samtliga ledamöter fått tillfälle att delta i ärendenas behandling och att styrelsen är beslutför.
§ 5 Föregående protokoll
Protokoll nr [x/åååå] gicks igenom och lades till handlingarna.
§ 6 [Ärenderubrik]
Underlag: ________________________(vilka handlingar som legat till grund)
Föredragande: ________________________
Styrelsen beslutade att [beslutets exakta lydelse].
Skriv beslutet så att det går att läsa fristående, utan resten av protokollet. Ange vem som ska göra vad och senast när. Vid jäv: anteckna att ledamoten inte deltog i handläggning eller beslut.
§ 7 Ekonomisk rapport
Vd redogjorde för utfallet per [period]. Rapporten lades till handlingarna.
§ 8 Nästa möte
Datum och tid: ________________________
§ 9 Mötets avslutande
Ordföranden förklarade mötet avslutat.
Vill en ledamot eller vd reservera sig ska den avvikande meningen antecknas i protokollet.
Protokollförare — namnförtydligande
Ordförande — justeras
Justerare — namnförtydligande
Så fyller du i mallen
Sex steg från tomt dokument till justerat protokoll.
- 1
Numrera protokollet
Ge protokollet ett löpnummer i en obruten serie, till exempel 3/2026. Nummerföljden är ett lagkrav enligt 8 kap. 26 § och det enklaste sättet att upptäcka att ett protokoll fattas.
- 2
Skriv in närvaro innan mötet börjar
Notera vilka ledamöter som är närvarande, vilka suppleanter som tjänstgör och vilka som är frånvarande. Räkna igenom beslutförheten innan det första beslutet fattas, inte efteråt.
- 3
Utse protokollförare och justerare
Gör det som en egen punkt. Om ordföranden själv för protokollet måste en annan ledamot justera det.
- 4
Skriv beslutet, inte diskussionen
Formulera varje beslut så att det går att läsa fristående: vad som beslutas, av vem det ska verkställas och senast när. Diskussionen refereras kort eller inte alls. Den som ska göra något får en uppgift kopplad till beslutet, så uppföljningen inte blir en minnesövning.
- 5
Anteckna jäv och reservationer
Om en ledamot är jävig ska det framgå att hen inte deltog i handläggning eller beslut. Den som vill reservera sig har rätt att få sin avvikande mening antecknad.
- 6
Justera och arkivera
Låt protokollföraren underteckna och ordföranden plus utsedd justerare justera. Arkivera sedan protokollet i nummerordning på ett betryggande sätt — läs mer om digital signering av protokoll.
Fyra misstag som gör protokollet oanvändbart
- Beslut formulerade som referat. ”Styrelsen diskuterade investeringen och var i huvudsak positiv” är inte ett beslut. Det går inte att verkställa och det går inte att luta sig mot.
- Ingen koppling till underlaget. Om protokollet inte anger vilket underlag beslutet vilade på är det svårt att i efterhand visa att kravet på tillfredsställande beslutsunderlag var uppfyllt.
- Luckor i numreringen. Ett protokoll som aldrig blev justerat och därför aldrig fick ett nummer syns inte — förrän någon granskar serien.
- Protokoll som ligger i en mejlkorg. Kravet på betryggande förvaring är svårt att uppfylla när den enda kopian finns i en tidigare ordförandes inkorg.
Skillnaden mot bolagsstämmoprotokoll
Ett styrelseprotokoll dokumenterar styrelsens beslut. Ett bolagsstämmoprotokoll dokumenterar ägarnas beslut på stämman och har delvis andra krav — bland annat ska röstlängden framgå. Blanda inte ihop dem: beslut som enligt lag ligger på stämman, som ändring av bolagsordningen eller val av styrelse, kan inte fattas i ett styrelseprotokoll.
Vanliga frågor
Måste styrelseprotokoll skrivas under för hand?
Nej. Aktiebolagslagen kräver undertecknande och justering men säger inget om formen. Elektronisk signering är därför tillåtet, och en avancerad elektronisk underskrift via BankID ger dessutom starkare spårbarhet än en penna. Läs mer i guiden om digital signering av styrelseprotokoll.
Vem ska justera protokollet?
Protokollföraren undertecknar. Ordföranden justerar, om ordföranden inte själv fört protokollet. Har styrelsen fler än en ledamot ska ytterligare en ledamot som styrelsen utser också justera protokollet (8 kap. 24 § ABL).
Hur länge ska styrelseprotokoll sparas?
Aktiebolagslagen anger ingen bortre gräns utan kräver att protokollen förs i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt (8 kap. 26 §). I praktiken bör de sparas så länge bolaget finns — de efterfrågas regelmässigt vid revision, finansiering och företagsöverlåtelser.
Behöver ett enmansaktiebolag föra styrelseprotokoll?
Ja. Kravet på protokoll gäller även när styrelsen har en enda ledamot. Då behövs ingen extra justerare, eftersom kravet på ytterligare justerare bara gäller styrelser med fler än en ledamot.
Kan styrelsen fatta beslut utan möte?
Ja, per capsulam — beslutet cirkuleras och undertecknas av ledamöterna utan sammanträde. Protokollet ska då ange att beslutet fattats per capsulam. Kravet på att alla ledamöter fått tillfälle att delta gäller fortfarande.
Slipp mallen helt
I Strictboard skapas protokollet ur agendan medan mötet pågår. Besluten hamnar direkt på rätt punkt, protokollet numreras automatiskt och signeras med BankID — och arkivet är sökbart i stället för utspritt i mejlkorgar.
Se hur möten och protokoll fungerar