Styrelseportal för aktiebolag
Ett aktiebolag har formkrav som en generisk samarbetsyta inte känner till. Beslutförheten räknas på hela antalet ledamöter, jäviga räknas inte som närvarande, protokollen ska numreras och justeras av rätt roller. Den här sidan går igenom vad de kraven betyder för valet av verktyg.
Uppdaterad
Fem krav i aktiebolagslagen som verktyget bör hantera
| Krav | Lagrum | Vad verktyget bör göra |
|---|---|---|
| Alla ledamöter ska ha fått tillfälle att delta och ett tillfredsställande underlag | 8 kap. 21 § | Koppla underlag till rätt ärende och visa vem som tagit del av det, i tid före mötet |
| Beslutförhet — mer än hälften av hela antalet ledamöter | 8 kap. 21 § | Räkna på hela antalet ledamöter, inte på antalet kallade |
| Jäviga ledamöter räknas inte som närvarande | 8 kap. 21 och 23 §§ | Låta jäv markeras per ärende och räknas bort ur beslutförheten |
| Protokoll ska undertecknas och justeras av rätt roller | 8 kap. 24 § | Styra signeringsflödet till protokollförare, ordförande och utsedd justerare |
| Protokoll i nummerföljd, förvarade betryggande | 8 kap. 26 § | Numrera automatiskt i en obruten serie och visa luckor |
Arbetsordning och vd-instruktion — vad som gäller sedan 2021
Privata aktiebolag har sedan den 1 januari 2021 inget lagkrav på skriftlig arbetsordning eller skriftliga instruktioner om arbetsfördelningen mellan styrelsen och vd. Kravet finns kvar för publika aktiebolag (8 kap. 46 a–46 b §§).
Att kravet är borttaget betyder inte att dokumenten saknar värde — de är fortfarande det enda stället där kallelsefrister och vd:s beloppsgränser står nedskrivna. Se mall för arbetsordning och mall för vd-instruktion. Är ni ett publikt bolag, se styrelseportal för publika bolag.
Bolagsstämman hör också hit
Ett verktyg som bara täcker styrelsemöten lämnar halva årscykeln obehandlad. Årsstämman har hårda kallelsefrister — tidigast sex och senast fyra veckor före stämman för ordinarie bolagsstämma — och kallelsen ska gå till alla ägare i aktieboken.
- Kallelse med rätt frist för rätt typ av stämma. Se kallelse till bolagsstämma.
- Röstlängd kopplad till aktieboken, med fullmakter hanterade.
- Protokoll med de obligatoriska punkterna: fastställande, vinstdisposition, ansvarsfrihet.
- Arkivering av kallelse, röstlängd, fullmakter och protokoll tillsammans.
Ansvarsfrågan gör spårbarheten värd något
Styrelsen ska fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Den skyldigheten är svår att styrka utan dokumentation, och det är precis den som prövas när ansvar aktualiseras — vid kapitalbrist, obetalda skatter eller en skadeståndstalan.
Ett komplett, numrerat protokollarkiv där ekonomin behandlats vid varje möte, med underlag, är den mest konkreta bevisning en styrelse har. Läs mer i guiden om styrelseledamots ansvar.
Vad det kostar
Strictboard kostar 599 kr per månad för full plattformsåtkomst — en plan, inga funktionsnivåer och ingen kostnad per användare. Det gör att revisorn och suppleanterna kan bjudas in utan att kalkylen ändras. Se priser.
Vanliga frågor
Behöver ett litet aktiebolag en styrelseportal?
Inte nödvändigtvis. Med två protokoll om året och en ensam ägare räcker en mapp och en rutin. Nyttan uppstår när ni har externa ledamöter, fler ägare än grundarna, revisor som efterfrågar underlag, eller ett förestående ägarskifte.
Räknas suppleanter in i beslutförheten?
Ja, när suppleanten tjänstgör i stället för en ordinarie ledamot. Anteckna i protokollet vem suppleanten ersätter, annars går beslutförheten inte att kontrollera i efterhand.
Kan styrelsen besluta utan att träffas?
Ja, per capsulam — beslutsunderlaget cirkuleras och undertecknas utan sammanträde. Protokollet ska ange att beslutet fattats per capsulam, och kravet på att alla ledamöter fått tillfälle att delta gäller fortfarande.
Måste vi ha revisor?
Mindre privata aktiebolag kan under vissa gränsvärden välja bort revisor. Har ni en revisor bör hen få egen, rollstyrd åtkomst till protokoll och underlag i stället för att få material mejlat.
Se det mot ert eget styrelseår
Vi går igenom ett riktigt möte, protokollet och arkivet som de skulle se ut hos er.
Boka en genomgång